Os desafios de liderar equipes remotas, por Priscilla Peixoto do Amaral

"Para muitas pessoas, as conexões sociais em ambientes tradicionais de trabalho não serão possíveis de manter", destaca a empresária e advogada


Priscilla Peixoto do Amaral é empresária, advogada especializada em direito empresarial, internacional, contratos, negociações e soluções de conflitos. É mestre (LL.m) em Direito Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas e possui MBA em Strategic Business Management pela Ohio University nos EUA. Escreve no Focus.jor semanalmente. E-mail: priscillacpamaral@gmail.com

Por Priscilla Peixoto do Amaral
Post convidado

Nos últimos meses, muitas pessoas passaram a trabalhar em casa com apenas um ou dois dias de antecedência, e seus desafios foram alimentadas pela velocidade, uma sensação de choque e uma natureza inclusiva da mudança – todos são afetados. Isso significa que os trabalhadores que estão em casa não são mais apenas os funcionários de startups que estão testando horários flexíveis em que as pessoas passam quatro dias na empresa e um dia em casa, ou cidadãos de países como a Dinamarca, onde o trabalho flexível é uma norma. Eles são todos, em todos os lugares.

Imaginando o cenário pós-pandemia, muitos questionam sobre como será o futuro do trabalho. Na minha concepção, o trabalho remoto é como um gênio na lâmpada da revolução digital. Uma vez liberado, não há como voltar atrás: A crise acelerou um processo que há muito tempo estava sendo solicitado pela maioria dos colaboradores. Uma pesquisa realizada ainda em 2019 pela IWG Global Workspace constatou que 3 em cada 4 trabalhadores em todo o mundo consideram o que trabalho flexível deveria ser “o novo normal”. Assim, a verdade é que precisamos aprender a liderar um quadro cada vez maior de funcionários remotos. Conseguir reter talentos significará, cada vez mais, oferecer um trabalho que promova o bem-estar nesse modelo. Se aproveitarmos efetivamente os pontos fortes dessa força de trabalho e tomarmos medidas para minimizar os inconvenientes, nós gestores nos encontraremos com uma equipe extremamente motivada, disposta a dedicar tempo e esforço para fazer o relacionamento funcionar.

O modelo de trabalho remoto oferece muitas vantagens óbvias, as equipes virtuais permitem que as empresas aproveitem sua experiência global, aumentem a flexibilidade do trabalho, reduzam os custos de viagem e outros custos indiretos e aumente a produtividade, além de ter menores taxas de desgaste. Se o trabalho remoto e comunicação virtual traz muitos benefícios, a verdade é que o desempenho depende de como as pessoas usam essas tecnologias, não das tecnologias em si.

Primeiramente, uma breve história se faz necessária. As pessoas se adaptaram ao trabalho virtual em três ondas. Em cada onda, elas chegaram a um acordo sobre os benefícios e limitações da tecnologia, o impacto social da colaboração à distância e como o design do trabalho afeta a produtividade.

Em verdade, o trabalho virtual começou a sério nos anos 80, alimentado por desenvolvimentos tecnológicos. Os freelancers – os pioneiros sociais do trabalho virtual – usaram as primeiras encarnações dos computadores pessoais para projetar produtos, criar códigos e escrever e editar em suas casas. Do ponto de vista da vida profissional, eles amavam a autonomia e a flexibilidade.

A segunda onda teve início nos anos 2000. A prática do trabalho remoto virtual expandiu-se dos freelancers pioneiros para incluir empresas. O boom do mantra “a qualquer hora, em qualquer lugar” das empresas de tecnologia estava se firmando. Em todo o mundo, as empresas começaram a deixar os funcionários trabalharem em casa. Eles também começaram a esperar que esses trabalhassem em casa, a qualquer hora do dia. No Google, por exemplo, um dos pioneiros desta cultura, cerca de 30% das reuniões da empresa acontecem entre pessoas que estão em pelo menos dois fusos horários diferentes, e ao menos 39% delas são entre funcionários localizados em duas cidades distintas.

O surto de 2003 da SARS (síndrome respiratória aguda grave), que se espalhou entre 29 países, deu impulso à agenda. Nesta época, os gerentes já se preocupavam em como gerenciar e medir o desempenho dos funcionários que estavam realizando seus trabalhos a qualquer hora, em qualquer lugar – e fora da vista. Havia preocupações de que, à medida que as pessoas se tornavam isoladas, sua capacidade de trabalhar em colaboração e inovar diminuía. O trabalho virtual pode ser solitário!

No entanto, mesmo com a longa história do trabalho remoto, a verdade é que os desafios que estamos enfrentando agora como gerentes e funcionários são sem precedentes. Estamos enfrentando uma nova onda: A experimentação em massa. Todos enfrentamos desafios semelhantes e todos temos que ser inventivos e adaptáveis ​​em nossas respostas. Mas, embora os desafios sejam extraordinários em termos de velocidade e amplitude, lembre-se de que não estamos nos mudando para um território totalmente desconhecido.

O que os líderes aprenderam com as ondas anteriores do trabalho virtual é que precisamos reconhecer e equilibrar elementos distintos como a baixa comunicação, dificuldades no gerenciamento de projetos, aumento de reuniões desnecessárias e perda de compartilhamento passivo de conhecimento.

Desafio: Baixa Comunicação.

A baixa comunicação é um dos maiores desafios para gestores e colaboradores. Quando você deixa de ter uma comunicação face a face, você deixa de transmitir e receber uma grande quantidade de informações, vez que todas as dicas não verbais e informações complementares que essas dicas transmitem em uma conversa são perdidas.  Por exemplo, um estudo constatou que uma solicitação presencial é 34 vezes mais bem-sucedida que um e-mail.

Embora a comunicação por escrito possa realizar muito, seja ela por e-mail ou whatsapp, ela fica aquém do que a troca de informações e a conexão pessoal de conversas. Além disso, é assíncrono, o que significa que as conversas não estão necessariamente acontecendo em tempo real. Os benefícios em tempo real da interação face a face são perdidos nas respostas atrasadas e outras interrupções entre as mesmas.

Para compensar, as videoconferências se tornaram a alternativa padrão para a comunicação corporativa. E embora os membros da equipe remota às vezes tenham vergonha de ligar as câmeras, os benefícios desse método de comunicação não podem ser ignorados. Os líderes devem ligar suas próprias câmeras e incentivar todos os demais a fazer o mesmo.

Finalmente, todos temos diferentes níveis de conforto com a tecnologia e nossos modos e estilos preferidos de comunicação. Leva tempo para entender as idiossincrasias de cada funcionário e conciliar essas peculiaridades com as nossas. Se não investirmos o esforço para encontrá-las, perderemos oportunidades de nos conectar com os funcionários em um nível mais profundo.

Desafio: Gerenciando Projetos.

Ter bons sistemas e bons profissionais para lidar com o gerenciamento de projetos é essencial para qualquer organização – mas é ainda mais crucial para grupos remotos, especialmente considerando os desafios de comunicação que acabei de descrever. Ferramentas como o Slack (que separa as comunicações por tópico, para que os funcionários possam se manter informados sobre os projetos a seu respeito), o Asana e o Trello (que nos permite compartilhar atualizações de status rápidas e eficientes em cada um de nossos projetos) podem ser indispensáveis.

Embora as ferramentas digitais facilitem o gerenciamento e a colaboração remota de projetos, elas também podem dificultar a identificação do que cada pessoa está realmente contribuindo. Com os funcionários dentro da empresa, os gerentes podem simplesmente visitar as pessoas em suas mesas para entender melhor o que estão fazendo. Porém, com os funcionários externos, precisamos ser proativos em estender a mão e ensinar as pessoas a gerenciar efetivamente. Depender apenas de atualizações por meio de ferramentas digitais pode levar a uma subestimação ou superestimação. Manter contato próximo com as pessoas pode ajudar a evitar alguns desses problemas e fornecer aos líderes uma imagem mais completa das contribuições de todos.

Desafio: Evitando reuniões desnecessárias.

Como vimos no primeiro desafio, reuniões regulares são essenciais para uma boa comunicação e uma boa fluidez, pois, diferentemente de um ambiente típico de escritório, em que alguém pode pedir a um colega da mesa próxima informações ad hoc sobre ideias e observações, o ambiente virtual pode tornar os processos menos eficientes para quem não está acostumado. Para buscar suprir o contato físico, muitos gestores estão demandando reuniões em excesso com reuniões frustrantes e caras. É importante que se observe a real necessidade da mesma ou se a presença de determinado funcionário é essencial ou se você pode estar tirando-lhe um tempo precioso. O tempo dos funcionários é o recurso mais valioso de uma organização, mas 71% dos gerentes seniores relatam que as reuniões são improdutivas e ineficientes, e as reuniões secundárias custam às empresas bilhões em perdas anuais.

Assim, evite reuniões agendadas desnecessárias e incentive conversas ad hoc – vídeo-chamadas ou bate-papos rápidos – para resolver os problemas à medida que surgem. Deixe claro que, durante o horário de trabalho, os membros da equipe são livres para conversar entre si em tempo real.

Desafio: Tornar o trabalho remoto mais humano.

Para muitas pessoas, as conexões sociais em ambientes tradicionais de trabalho não serão possíveis de manter. Portanto, é crucial que encontremos outras maneiras de tornar o espaço individual de trabalho mais humano. Pense em reuniões virtuais onde os membros da equipe podem se envolver em conversas não relacionadas ao trabalho, como fariam no escritório. Essas conversas não estruturadas podem revelar experiências e ideias que, de outra forma, não teriam sido expressas – e manter os membros da equipe conectados em um nível pessoal. Algumas empresas estão adotando a “hora do cafezinho virtual” para conversar sobre assuntos outros. O mesmo acontece para os momentos de happy hour, com brincadeiras, cantorias e até pessoas tocando violão via plataformas de videoconferência.

É muito importante saber como os membros da equipe pensam, no que estão trabalhando e quais são seus desafios. Facilite conversas informais para abrir esse portal e ter uma ideia do interior. Compartilhar informações informais como essa é complicado, mas não impossível, replicar remotamente. Deixe de lado a percepção de que conversas informais são tangenciais, não essenciais ou não relacionadas às metas da organização.

Por que se importar?

Não há dúvida de que o passar das semanas e meses serão tempos difíceis para todos. Grandes mudanças exigem muita resiliência. Olhando para o futuro, aparenta ser claro que não voltaremos ao nosso antigo padrão de trabalho, algo mudará. Assim, como líder, você tem a chave de definir agora a melhor maneira que irá trilhar este caminho e conduzir a sua equipe para negócios de sucesso.

No passado recente, a verdade é que todos nós desenvolvemos – automaticamente – maus hábitos de trabalho que desejamos poder ser corrigidos: Reuniões em excesso, muitas viagens a trabalho e pouco tempo com nossas famílias. Nossas pegadas de carbono e o desgaste de nossa saúde mental com o aumento exponencial da síndrome de burnout nos alertam que esse comportamento já estava errado. Mas esses são hábitos profundamente arraigados e difíceis de mudar.

Momentos como este nos dão a oportunidade de alterar antigos padrões e redefinir a forma como lidamos com o trabalho. Com certeza, pelo menos por enquanto, não teremos o fim do trabalho em locais fixos – nós humanos prosperamos na interação cara a cara, e nosso espírito inovador exige isso. Mas o que isso fará é mostrar mais do que nunca como podemos abraçar o virtual e o físico e tirar o máximo proveito de ambos. No mundo pós-pandemia, os líderes que são capazes de combinar essas maneiras de trabalhar irão se recuperar melhor e serão mais resilientes para o futuro.

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